◎ 翻譯：陳志遠
◎ 校訂：王海青
資訊專員辦公室管制驗證主管Ian Hulme的部落格
隨著COVID-19在英國持續蔓延，越來越多人被驅使去幫助在社區中最脆弱的群體。人們建立了教會團體、鄰里和居民協會，藉以支援現存的社區團體、服務機構和慈善機構的工作。
這些團體通常需要處理敏感的個人資訊並與他人共享。這意味要考慮到資料保護法。
若你剛成立一個社區團體，這可能是你第一次必須考慮資料保護。簡言之，法律是一套可以幫助你可靠地處理人們資訊的合理標準。這意味妥善保管人們的姓名和地址，以及一些更敏感的詳情，像是他們的健康資訊或宗教信仰。
重要的是，資料保護規則不會阻止你幫助有需要的人。
這個部落格旨在闡明資料保護的若干基礎，並使已創立的社區團體、服務機構和慈善機構明確了解如何在這段特殊時期適用法律。
我們也發布了問與答給予可能幫助你的組織。若你仍需要其他幫助，我們在此回答你的問題。撥打03031231113，聯繫我們。
保持明確
你應當對使用他人資訊保持明確、開放和誠實的態度。告訴他們你為何需要它、你將如何處理它，以及你將與誰共享。
這最好將之紀錄在一個稱為「隱私聲明」的文件中——這裡有你可使用的模板。但若這將使不可或缺的幫助延遲，你可以直接口頭告訴他們。
持續分享
在緊急情況下，與夥伴合作並與他們共享資訊可以對公共安全產生真正的影響。事實上，不共享資訊比起共享資訊可能更為有害。
舉例而言，你可能需要向地方議會告知因自我隔離且需要援助的年長居民的情況。如果可能的話，請先想想下列問題的答案。你可能會共享哪種資訊？你需要做什麼以確保資訊共享的安全？
資料保護法不會阻止你在適當情況下共享個人資訊。
維持合法
若不確定你是否應當處理個人資料，思考該情況是否可歸入以下類別之一：
- 此人是否期待我以這道方式（合法利益）使用他們的資訊？
- 他們是否已清楚明確同意我使用他們的個人資料（同意）？
- 若我不使用他們的個人資料，此人的健康或安全即處於風險之中（重大利益）？
若對上述任一個問題的答覆為是，你就可以處理和共享個人資料。
若你正在處理敏感資料（在資料保護法稱為「特種資料」），你亦應格外小心。如同你的健康紀錄、性傾向、種族、民族和宗教信仰。若你將使用此類資訊，應提出進一步的問題：
- 我是否須要這些資訊以保護處於風險中之個人（個人安全防護）？
- 他們是否已清楚明確同意我使用他們的個人資料（同意）？
- 這些資訊是否將拯救某人的生命（重大利益）？
保持安全
你必須保護你所收集的個人資料。這意味要保持其在裝置上的安全——例如，可以是你自己的裝置或上鎖的櫥櫃。
安全措施無須過於繁瑣，以免妨礙你進行工作。
想想看若他們託付給你的資訊丟失或被竊對一個弱勢之人的影響，然後採取措施以合理降低發生這個情況的風險。
我們已為社區團體創設了一些簡單的安全提示。
維持最小化使用
在COVID-19危機期間，僅使用並保留你所需要的，以為弱勢群體提供幫助。緊急情況結束後，確保你和你的志工安全地刪除或銷毀任何你不再需要的個人資訊。
紀錄你所做的工作
最後，你應紀錄你所作涉及個人資料使用的任何決定。理想上，你應該先記錄－甚至在你開始收集資訊之前。但我們知道，在疫情期間那應該是不可能的。因此，你僅須確保你紀錄你所做的工作和原因，之後盡可能進行更詳實的記錄。
